無いと困るものばかり

毎日の業務で使用するオフィス用品には、いろいろなものがあります。
文房具やファイリング用品、パソコンやFAXなどのOA用品、テーブルや椅子などの什器、などなど…。会社が購入して使っているものもあれば、業者からレンタルしているものもあるかもしれません。
それら事務用品やオフィス機器の管理も、事務職の大切な仕事です。

ルーティンワーク的な性格が強い仕事ですが、自分なりの工夫が最も活かせる仕事でもあります。
基本を押さえて、楽しみながらオフィス管理にあたりましょう。

ちょっとしたスペシャリストに

オフィスで使用する機器にはどのようなものがあるでしょうか。
その機能も含めて、簡単におさらいしてみましょう。

• コピー機…正確には複写機と呼ばれます。書類や資料を複写するときに使います。フルカラー出力が出来るもの、OHPシートに印刷できるものや、数十枚単位を自動でコピーできるものなど、様々な種類があります。複写機能だけではなく、スキャナ機能やファックス機能を兼ねた複合機が現在では主流となっています。
• FAX…正確にはファクシミリと呼ばれます。原稿を点や線として読み取り、電話回線を通じて送信します。郵送と違って、送信文書が手許に残ることが大きな利点です。解像度には限界があるため、画像や細かい文字の送信には向いていませんが、通常の文書や簡単な地図の送信にはとても便利です。電話と一体化しているものが一般的です。FAXでの文書送信については、Lesson 4-9を参照してください。
• パソコン…正式名称はパーソナルコンピューター、あらゆるオフィスで1人1台の使用が当たり前になっています。様々なソフトを利用しての文書作成や表計算、イラストやグラフの作成、インターネットによる情報収集やメールでの文書送信など、あらゆる業務に対応しています。各個人のパソコンは企業内のネットワーク上でつながり、ファイルなどを共有することができるようになっているのが一般的です。
• プリンター…パソコンから送られてきたデータを印刷用紙に出力します。主にレーザープリンターとインクジェットプリンターの二つがあり、業務用に使われるものはレーザープリンターが主流です。コピー機の項でも述べましたが、スキャナ機能やFAX機能、コピー機能を備えた複合機が一般的となっています。
• スキャナ…画像や文書をデータ化して、パソコンに送信します。スキャナも複合機の一部として扱われることが増えています。名刺専用の小型スキャナなどもあります。
• プロジェクター…画像や映像などを投影する機器です。スクリーンやパソコンとセットで、会議やプレゼンテーションなどに使用されます。
• ホワイトボード…水性マーカーで文字などを書けるボードで、プロジェクターと同様に、会議やプレゼンテーションなどで使用されます。また、ボードに書いた文字や絵をそのままデータ化できるコピーボード（電子黒板）の普及も進んでいます。
• ペーパーシュレッダー…単にシュレッダーと呼ばれることがほとんどですが、書類裁断機とも呼ばれます。文書を廃棄する際、細かく裁断するために使います。2005年の個人情報保護法の施行以降、急速に普及しました。CD-RやDVD-Rなどの記録メディア、クレジットカードを裁断できる機種も増えています。裁断の方法にもいくつかの種類があり、オフィスで扱う書類の機密度に応じたものを選ぶ必要があります。

この他、電話もオフィス機器に含まれるでしょうし、スマートフォンやタブレット端末を社員に貸与するオフィスも増えてきています。

事務職は、これらの機器をひととおり使いこなせる必要があります。
機器が故障したら管理の担当者や業者に連絡して修理を頼みますが、ちょっとした不具合や簡単な故障なら対処できるぐらいの知識を身につけておきましょう。
そうすることで修理に要する時間やコストの削減にもつながります。

しかし、不具合や故障が起こらないように日頃から大切に機器を使用し、適切なメンテナンスを行なうことが一番のコストダウンです。
時間を見つけて説明書を読むなどして、OA機器のちょっとしたスペシャリストになるぐらいのつもりで、知識を深めましょう。

Lesson 8-1 まとめ

• 事務用品やオフィス機器の管理も、事務職の大切な仕事。
• OA機器についての知識を深め、ちょっとした故障や不具合にも対処できるようにしておく。
• 日頃から適切な使用、メンテナンスを心がける。