他に整理するものは？

資料管理のほとんどは、文書や名刺です。
ただ頻度は少なくても、事務職が管理する資料は他にもあります。
それが、取引先などから送られてくるカタログや上司に指示された新聞・雑誌記事のスクラップなどです。
これらの資料管理は、地味な作業ですが、それだけ自分なりの工夫を盛り込む余地もあるでしょう。

カタログの整理

取引先から送られてくるカタログや、場合によってはダイレクトメール（DM）も、無雑作に溜まってしまわないように整理します。
ある程度の厚みがあるものは別ですが、薄いものはハンギング式のバーチカルファイリングで整理します。

ハンギング式バーチカルファイリングは、キャビネットの引出しにハンギング・フレームという枠を設置して、そこにフォルダーを引っ掛け、吊るしてキャビネットに収納する方法です。

カタログは商品別にまとめるのが一般的ですが、メーカー別にしても構いません。
使い勝手が良いように工夫しましょう。カタログは定期的に送られてきます。
書類と違って古いものを保存しておく必要はないので、新しいものと入れ替えましょう。
ただし、自社のカタログは古くなっても保存しておくようにします。

雑誌の整理

部署や上司が定期購読している雑誌も、管理の対象です。
新しい号が届いたら、受け入れ年月日を控えておきましょう。
応接室や受付には常に最新のものを用意しておく必要があります。

雑誌の保管期限は、一般誌は前年度分まで、専門誌は5年程度が目安ですが、これは各職場や上司の好みによっても変わってくると思います。
保存する場合は合本形式にして、背表紙に雑誌名と号数などを記入します。

切り抜きの整理

おもに秘書業務に多い仕事ですが、上司や同僚に指示された新聞や雑誌記事を切り抜いて保存することもあります。
指定された記事をマーカーなどで囲んでおき、新聞なら翌日になってから、雑誌なら次号が届いてから、切り抜くようにします。

切り抜いた記事は台紙に貼ります。台紙のサイズはA4に統一しておくと管理が楽です。
1つの台紙に1つの記事が原則ですが、同じテーマで小さい記事が複数あるようなときは、1つの台紙に貼っても構いません。
記事が両面にある場合や、複数面に渡っている場合は、コピーを取り、大きさを整えるなどして読みやすいように加工します。

台紙の余白には、新聞紙名（雑誌名）・年月日・号数・ページ数など、出典を明記して後から調べるときに不便のないようにしておきます。
切り抜きは普通のファイルや、バーチカルファイリングなど、見る人が使いやすい方法で保存します。

資料管理からは少し話が逸れますが、個人的に興味を持った記事などはひとまず切り抜いて手帳やノートなどにまとめるようにしておくと、ブレーンストーミングのときなどに思わぬアイディアを貰えたりします。
仕事に役立つヒント、仕事を楽しくするヒントは、どこに転がっているかわからないものです。

Lesson 7-4 まとめ

• カタログはハンギング式バーチカルファイリングで保存する。自社のカタログは古くなっても保管しておく。
• 雑誌は新しい号が来たら受け入れ年月日を控えておく。保存する場合は合本形式にする。
• 切り抜きは台紙に貼り、余白に出典を明記する。