いろいろな選択肢
Lesson5では、郵便について見てきました。
しかしご存知の通り、文書や荷物を送る方法は郵便以外にもたくさんあります。
それぞれにやはりオプションサービスがあり、細かく見ていくとキリがありませんので、ごく簡単に見ていきたいと思います。
受発信業務でいちばん大切なのは、その場面に合った方法を選ぶことです。
郵便以外の方法も積極的に利用しましょう。
ただし、礼を欠くことだけはしないように、常に心がけていましょう。
宅配便・航空便
郵便以外で荷物を送るときに、真っ先に思い浮かぶのが宅配便ではないでしょうか。
荷物のサイズや距離によっては、ゆうパックなどの郵便小包を使うよりも送料を抑えたり、受取人に届くまでの時間を短縮することも出来ます。
宅配便や航空便を使ういちばん大きなメリットは、配達日や時間帯を指定することが出来る、ということです。
急ぎで荷物を相手に届けたい場合は、郵便の速達扱いと比較してより速く届くほうを利用すると良いでしょう。
冷蔵、冷凍2つの温度帯で、荷物を保冷輸送するサービスもあります。
お中元などを送る際にとても便利です。
ひとつ注意しておきたいのは、保冷輸送は「荷物の温度を保って運ぶ」サービスで「荷物を冷やす」サービスではないということです。
荷物は集荷の前にあらかじめ適切な温度に冷やしておきましょう。
キャリーケースなどの大きな荷物をあらかじめ空港のカウンターまで届けておくサービスや、家具や什器を配達・設置するサービスなどは、文書・荷物の受発信に限らず、出張や事務所移転の際に利用すると便利です。
宅配便や航空便は、専用の配送伝票に記入して荷物に貼付します。
社名が印刷されているものを使いますが、ここでも自他の敬称には充分注意しましょう。
カーボン紙でも、筆圧に負けて雑な字にならないように気をつけたいものです。
航空便で海外へ荷物を送ることもあるかもしれません。
国際郵便、国際宅配便の書式も覚えておくと便利です。
バイク便・自転車便
配達できる範囲こそ郵便や宅配便より限られますが、バイク便や自転車便を使うと数時間以内に荷物を相手に届けることが出来ます。
宅配業者にもよりますが、24時間集荷依頼を受け付けているところもあります。
バイク便・自転車便の特徴は、料金が差出人住所と受取人住所の直線距離で決まることです。
荷物のサイズで料金は変わりません。
とはいえ、二輪車で運ぶことが可能な大きさには限度がありますから、宅配業者に問い合わせたりホームページを見て確認してみましょう。
また、時間制で料金を計算する業者もあります。
社内便
社内便（社内連絡便）もよく耳にする言葉です。大きく分けると、次の2つがあります。
- 同じ建物のなかの各部署間で文書などをやり取りする場合。
- 本社と支社・営業所間で文書などをやり取りする場合。
社内便とはいっても、やはり機密情報の流出や紛失には最大限の注意を払わなければいけません。
会社の規模にもよりますが、他の受発信業務と同様に、総務が担当するケースが多いようです。
効率性や安全性を考えて、利用ルールを整えて周知しておくことが大切です。
社内でのやり取りのため、ルーズになりがちなところですが、重要な書類を扱うことには変わりありません。
ルールがきちんと機能しているか常にチェックして、問題がある場合はその都度改善していくことが必要です。
規模の大きな企業では、社内便業務を外部の物流業者に委託するところも多くあります。
流通や情報保持のノウハウを蓄えた企業サービスを利用すれば、社員の負担軽減につながります。
しかし機密情報に払う注意を減らしてはいけません。慎重すぎるに越したことはないのです。
Lesson 5-5 まとめ
- 宅配便・航空便…配達日時を指定できるのがメリット。保冷輸送や設置サービスなども利用できる。
- バイク便・自転車便…配達できる範囲は限られるが、数時間以内に荷物を届けることが出来る。
- 社内便…利用ルールを整えて周知、常に点検することが大切。外部に委託する企業も多い。