上手にメールを使うコツ

前回は、ビジネスメールの書き方について学びました。
基本的なフォーマットに従えば、特に難しくはないことがわかりましたね。
しかひ、ビジネスメールを作成する際には特に気をつけなければいけないこともいくつかあります。
今回はそれらの注意点と、メールを仕事で上手に使うコツを見ていきたいと思います。

（＾＾）はNG

言うまでもないことですが、ビジネスメールでは、顔文字や、くだけすぎた口調を使ってはいけません。
気をつけていても、親しい同僚や取引先の社員にはつい気持ちが緩んでしまいがちです。
たとえどんなに親しい人でも、仕事中に交わすメールはすべてビジネス文書ですから、ビジネス文書のルールを守りましょう。

機密情報は絶対に書かない

ビジネスメールでいちばん注意しなければいけないのは、個人情報や機密情報を書かないことです。
インターネットは、重要な情報をやりとりするのに充分安全とはいえません。
インターネット上を飛び交うメールの中身を盗み見することは、それほど難しいことではないともいわれています。
少し極端ですが、ネット上で送受信されるメールはすべて誰かに見られている、と考えるぐらいでいいでしょう。

うっかり機密情報をメールで送信してしまったために、その内容が送信先企業のフィルタリングソフトにひっかかり、今後の取引を一切拒否されてしまった、という事象も実際に起きています。
機密事項に関するコンプライアンスが甘い企業とは二度と仕事をしたくない、といったところでしょう。企業としては当然の認識です。

暗号化ソフトを導入していない場合は、絶対に機密情報を含んだ内容や添付ファイルをメールで送信しないようにしましょう。
また、たとえ暗号化ソフトを導入していても、機密情報を扱っているということは常に認識しておく必要があります。

意外と多い誤送信

日々の業務では、たくさんのメールをやりとりをします。
また、メールは割り込み仕事としての性格も強く持っています。
多忙なときや終業間際に、重要なメールが飛び込んでくることもあるでしょう。
このようなときに起こりがちなのが、メールの誤送信です。

気が急いているあまり、リスト上でひとつ下にあるアドレスをクリックしてしまったり、CCとBCCを間違えてしまったり…。
誤字や脱字であれば、不注意を詫びれば済むかもしれません。
しかし、メールの誤送信は取り返しがつかないことに発展しかねません。
初歩的で単純なミスですが、それだけに犯してしまいやすく、注意が必要です。

メールは見ない

それでは、メールの誤送信や誤字脱字といったミスを防ぐために、なにを心がければいいのでしょう。

ひとつは、一日の業務の中で、メールチェックする時間を決めてしまうことです。繰り返しになりますが、メールには割り込み仕事としての性格があります。
割り込み仕事は、それまで行なっていた作業を中断して対応しなければいけないため、集中力が途切れたり、イライラしてしまいがちです。
それなら、メールから割り込み仕事としての性格をなくしてしまえばいいのです。
メールを受信するたびに他の作業を中断する必要もなくなるので、仕事の効率も上がります。

では、メールチェックは一日に何回ぐらいするべきなのでしょうか。
あまりこまめにメールチェックの時間を設けても意味がありませんし、少なすぎても急な用件にすぐ対応できなくなってしまいます。
おおよそ1日3回から4回程度を基準にすると良いでしょう。
始業時と退社前の他に、仕事の内容に合わせて1〜2回、メールチェックの時間を設け、集中してメール対応をしましょう。

メールに頼らない

メールでのミスを防ぐもうひとつの方法は、大切な用件ではメールに頼らないことです。

細かい情報や履歴を文字として残したいとき、メールはとても便利なツールです。
しかし、メールをいつ読むかは相手次第ですから、急ぎの用件に向いているとは言えません。
また、挨拶やお詫びなど、自分の気持ちを相手に伝えたい場合もメールでは無機質な印象を与えたり、手を抜いていると思われる可能性もあります。

大切なのは、その用件がメールに適した用件かどうかを判断することです。
便利なツールでも使う場面を間違えるとメリットがデメリットに変わってしまいます。

Lesson 4-11 まとめ

• ビジネスメールでは、顔文字やくだけすぎた口調は避ける。
• メールには個人情報や機密情報を書かない。
• メールの誤送信に注意する。
• 一日の業務の中で、メールチェックする時間を決めておく。
• その用件がメールに適した用件かどうかを見極める。