おさらいも兼ねて
事務の仕事では郵便物を扱う機会が多くあり、規模の小さな会社では文書の作成だけではなく、
郵便物の受発信が業務内容に含まるところも多いようです。
郵便物は普段の生活でも身近な存在です。
すでに知っていることも多いかもしれませんが、知識を確かなものにするために、おさらいの意味もこめて、今回は郵便物の種類を簡単に見ていきましょう。
はがき
日本郵便が販売しているはがきには、通常はがきと往復はがきの2種類があります。
また、通常はがきにもインクジェット印刷用に表面がコーティングされているものや、はがき4枚が「田」の字型に連なっている四面連刷などがあります。
季節によって「年賀状」や「かもめ〜る」が発売されることも知っているはずです。
日本郵便から販売されるもの以外にも、切手を貼って出す通常はがきと往復はがきは販売されています。
様々なポストカードや、プリンタ用紙として家電量販店で売られているものなどが馴染み深いと思います。
これらのはがきは、第二種郵便物に分類されます。
普段、あまり意識することはありませんが、はがきにもサイズの規格があり、長辺が14〜15.4cm、短辺が9〜10.7cm、重さは2〜6gと定められています。
この規格を超えると第一種郵便物扱いになります。
封書
第二種郵便物のはがきに対して、封書は第一種郵便物に分類されます。第一種郵便物は、定形郵便物、定形外郵便物、郵便書簡の3つを指します。
定形郵便物と定形外郵便物は、サイズと重さによって区別されます。
また、両者ともに重さによって郵便料金が変わります。
- 定形郵便物…長さ14〜23.5cm、幅9〜12cm、厚さ1cm以内、重さ50g以内。
- 定形外郵便物（規格内）…定形郵便物以上の大きさで、長さ34cm、幅25cm、厚さ3cm以内、重さ1kg以内。
- 定形外郵便物（規格外）…定形郵便物以上の大きさで、最長辺60cm以内、三辺の合計が90cm以内、重さ4kg以内のもの。
- 郵便書簡…「ミニレター」という愛称で知られる。 封筒を兼ねた便箋で、はがきの3倍ほどの通信文を書ける。また、写真やチケットのような薄いものなら同封することができるが、重さが25gを超えると定形外郵便扱いになる。
郵便小包（2023年9月現在）
サイズが大きかったり、重くて第一種郵便物では料金が割高になってしまうようなものを送る際は、郵便小包を利用します。郵便小包にも様々な種類があります。
- ゆうパック…一般小包。長さ、幅、厚さの合計が170cm以内で、重さ25kg以内。手書きの専用のラベルを使うか、アプリでラベルを用意する。
- クリックポスト…自宅で簡単に、運賃支払手続きとあて名ラベル作成ができ、全国一律運賃で荷物を送れるサービス。郵便ポストで差し出せる。長さ14~34cm、幅9~25cm、厚さ3cm以内、重さ1kg以内。送料は全国一律185円
- レターパック…A4サイズ、重さ4kgまでなら、全国一律料金で信書も送ることができる。専用の封筒を使用する。対面配達の「レターパックプラス」と、郵便受けへ投函される「レターパックライト」がある。
- ゆうパケット…簡易小包。縦・横・高さの合計が60cm以内、かつ、長辺34cm以内、厚さ3cm以内で、重さ1kg以内の荷物に対応。厚さは1cm、2cm、3cmで運賃が異なる。
どれを使って送ればいい…？
この他にも郵便物にはたくさんの種類があり、さらに窓口への持ち込み割引や大口・法人向けの割引など、料金体系も様々です。
もちろん、郵便物以外にも宅配サービスもあります。とてもすべてを覚えるわけにはいきません。
大切なのは、利用する頻度の高い郵便物やサービスについて、最低限の知識を押さえておくことです。荷物の種類や緊急度に応じて、どのサービスを利用すればコストを抑えられるか、期日通りに相手に届くか、瞬時に思いつくようになると、他の社員から尋ねられたときに役に立てます。
また、郵便料金や送料はコストに直結します。
発送手段についてのルールを定め、日頃から社内、部課内に周知しておくことも重要です。
Lesson 5-1 まとめ
- はがきは第二種郵便物に分類され、通常はがきと往復はがきの2種類がある。
- 第一種郵便物は、定形郵便物、定形外郵便物、郵便書簡の3種類を指す。
- 第一種郵便物では料金が割高になってしまうようなものを送る際は、郵便小包を利用する。
- 利用する頻度の高い郵便物やサービスについて、最低限の知識を押さえておき、状況に応じて最適なサービスを選択する。