心がけることは一緒

ここまで、電話を受ける際の対応について学んできましたが、
今回のページでは電話のかけ方について見ていきましょう。

立場は変わりますが、心がけることは電話を受ける際とほとんど変わりません。

電話をかける前に

電話をかける前に、必要な情報を押さえておきましょう。

相手の電話番号を名刺で確認します。
部署の移動などで番号が変わっていないかもチェックします。
相手の会社名、部署名、名前もしっかり確認しておきましょう。
会社名は省略せず正確に発音できるようにしておきます。
取り次ぎをお願いする場合は部署名も伝えるのがマナーです。
また、相手の名前はフルネームで覚えておきましょう。
特に同姓の社員が多いと予想される場合は、下の名前の読み方まで把握しておく必要があります。

用件は、簡潔に分かりやすくメモしておきます。
用件が複数あるような場合には、話す順番に箇条書きにしておくと良いでしょう。

また、用件に関係する資料も、手の届くところに用意しておきます。
こちらの用件で電話しているのですから、質問をされたらすぐに答えられるようにしておくのがマナーです。

電話をかける時間帯にも注意しましょう。
忙しい出勤直後や終業間際、昼休み中は避けるのが無難です。
相手に指定されている場合は別ですが、原則としてビジネスタイム中に電話するように心がけましょう。

電話をかける

実際の流れを見てみましょう。
電話をかけ、相手が出たら、相手が名乗り終わってから、社名と名前を名乗り、挨拶をします。

例）　「お世話になっております。わたくし、○○社の××と申します」

取り次ぎをお願いする場合は、部署名、名前を伝えます。
場合によっては用件も簡単に付け加えると良いでしょう。

例）　「□□課の、△△様はいらっしゃいますでしょうか。先日お送りいただいたお見積書の件でお電話させていただきました」

電話がつながったら、もう一度、社名と名前を名乗り、挨拶します。直通ダイヤルの場合でも、
「△△様でいらっしゃいますか？」と確認することを忘れずに。

「いま、お時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を聞いてから、用件に入ります。
メモを見ながら、できるだけ簡潔に分かりやすく話すように心がけましょう。
用件が済んだら、終わりの挨拶をして、電話を切ります。

相手が不在の場合

やはり、相手が不在の場合もあります。原則的にはもう一度かけ直すのがマナーです。
かけ直すのに都合の良い時間を尋ねてから、電話を切ります。

また、相手が折り返し電話することを提案してくれる場合もあります。
そのような場合は、無理に断らずにお願いするのもマナーです。
ただ、外出の予定が入っていて電話に出られないことが分かっているような場合は、
お礼を述べた上でその旨を伝え、あらためて自分から電話することを伝えましょう。

伝言を頼む際は、「お手数ですが、ご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」など、
やわらかく切り出します。
相手にメモの用意ができているかを尋ねたり、気配りを見せることも大切です。

急用でどうしても即断が必要な場合には、相手と同じ部署の社員や、用件に詳しい社員に代わってもらうように頼みましょう。
この場合も、やわらかく丁寧にお願いするように心がけます。

Lesson 2-8 まとめ

• 電話をかける前に、相手の電話番号、社名、部署名、名前を把握する。
• 用件を分かりやすくメモに書き出しておく。
• 相手が不在の場合、原則的にはかけ直すのがマナー。とはいえ、臨機応変な対応も大切。