なくなることのないように

オフィス機器が使用するインクや用紙、文房具などの事務用消耗品の管理も、オフィス管理業務のひとつ、むしろメインといってもいいかもしれません。
パソコンやプリンタの故障はそう頻繁にあるものではありませんが、プリンタのインクやコピー用紙は毎日の業務でどんどん消費されていきます。
これらの消耗品がなくなると、目に見えて業務がストップしてしまうので、日頃から補充に注意を払っておく必要があります。

消耗品の種類

オフィスで使用する消耗品には次のようなものがあります。

• 鉛筆
• シャープペンシル
• シャープペンシルの芯
• ボールペン
• マーカー
• 消しゴム
• セロテープ
• 両面テープ
• のり
• ホッチキスの針
• 朱肉
• クリップ
• 輪ゴム
• メモパッド
• 付箋
• 封筒
• プリンタ用インク
• プリンタ用紙
• FAX用紙

いずれも、無くなると困るものばかりです。日常的に補充をして、不足することを防ぎます。

ルールは簡単に

事務用品といっても、会社の備品であり、企業活動の大切な道具です。無駄にしないで大切に使うように、社員の意識を高める必要があります。
そうはいっても、新しいボールペン1本、消しゴム1個を貰うために、いちいち書類などに記入していると、かえって業務の効率が悪くなります。
最低限必要なのは、管理の担当者を決めることです。
社員が各自の判断で注文できるような状況だと、過剰購入や、不必要な物品の購入などが起こってしまいがちです。
補充も各自が勝手に行なうのではなく、必ず管理担当者を通すようにします。

消耗品の保管場所は誰に聞けばいいか、注文は誰に頼めばいいかを決めておくだけでも、業務の効率化に繋がります。

消耗品の管理は、日頃の整理整頓そのものと考えましょう。
「何がどこにあるか」「あとどれくらいあるのか」が一目でわかるように心がけておきます。
小さな事務用品を探す手間や、在庫が無いと勘違いして注文してしまうようなことも防ぐことができます。

購入業者は絞らない

オフィス機器を購入する際と同じように、消耗品を購入する際も、複数の業者の価格を見比べることは大切です。
また、購入先をいくつかの業者に分けておくと、ある業者に在庫が無かったり、休みだったりした場合でも他の業者に注文して対応することができます。

会社には毎日、さまざまなオフィスサプライの業者からダイレクトメールが届きます。
すぐに捨ててしまわずに、とりあえず目を通してみると、意外なおトク情報が見つかるかもしれません。
特定の時期だけ大幅な割引を行なうような業者もあります。
アンテナは常に張り巡らせておきましょう。

リサイクルコーナーを作る

ペン類や消しゴム、ファイルなどは、気がつくとデスクの上や引出しの奥に貯まっているものです。
社員が、自分では使わなくなった文房具類を入れておくリサイクルコーナーを作るのも、消耗品のダブつきを抑えるためのひとつのアイディアです。
文房具類が必要になったら、まずリサイクルコーナーに使えるものがないか探して、それでもないようなら新しいものを補充してもらうようにします。

同じように、メモパッドや付箋にはミスコピーの紙を用いるなど、工夫のしどころはあちこちにあるはずです。
事務職の腕の見せ所だと考えて、楽しみながらオフィス用品の管理にあたりましょう。

Lesson 8-3 まとめ

• 消耗品の管理担当者を決め、補充や購入は必ず担当者を通すようにする。
• 消耗品の購入業者をいくつかに分けておくと、ひとつの業者が在庫不足や休業でも対応できる。
• 文房具のリサイクル活用を徹底する。